Privacy and ConfidentialityConfidentialité et protection des renseignements
At Knowledge Circle, privacy and confidentiality are essential to the trust we build with learners, instructors, federal departments, agencies, managers, and administrative contacts.
We handle personal, training, scheduling, and administrative information with care, discretion, and only for the purposes required to deliver language training and related support services.
Chez Knowledge Circle, la confidentialité est essentielle à la relation de confiance que nous entretenons avec les apprenants, les professeurs, les ministères, les organismes fédéraux, les gestionnaires et les contacts administratifs.
Nous traitons les renseignements personnels, pédagogiques, administratifs et liés aux horaires avec soin, discrétion et uniquement aux fins nécessaires à la prestation de services de formation linguistique et de soutien connexe.
Our commitmentNotre engagement
Knowledge Circle is committed to protecting the information entrusted to us. We use learner and client information only to support training, scheduling, assessment, communication, reporting, administration, and service delivery.
We do not share personal information publicly. We do not sell personal information. We limit access to personal information to authorized team members who need it to perform their role.
Knowledge Circle s’engage à protéger les renseignements qui lui sont confiés. Nous utilisons les renseignements des apprenants et des clients uniquement pour soutenir la formation, la planification, l’évaluation, la communication, le suivi, l’administration et la prestation des services.
Nous ne publions pas de renseignements personnels. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de l’équipe qui en ont besoin pour accomplir leur rôle.
Information we may collectRenseignements que nous pouvons recueillir
Depending on the service requested, Knowledge Circle may collect information such as:
Selon le service demandé, Knowledge Circle peut recueillir des renseignements tels que :
- name and contact information;
- department, agency, organization, branch, division, or team;
- language training needs;
- preferred schedule and availability;
- current or target language level;
- SLE/ELS preparation goals;
- program, group, or course information;
- attendance and scheduling information;
- progress notes, summary reports, or training-related observations;
- billing or procurement contact information;
- technical support details when assistance is requested.
- nom et coordonnées;
- ministère, organisme, organisation, direction, division, branche ou équipe;
- besoins en formation linguistique;
- disponibilités et préférences d’horaire;
- niveau linguistique actuel ou visé;
- objectifs de préparation ELS/SLE;
- information liée au programme, au groupe ou au cours;
- présences, absences et renseignements sur l’horaire;
- notes de progrès, rapports de séance ou observations liées à la formation;
- renseignements de facturation ou d’approvisionnement;
- détails techniques lorsqu’un soutien est demandé.
We only collect the information needed to provide, coordinate, support, document, or administer training.
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires pour offrir, coordonner, soutenir, documenter ou administrer la formation.
How we use informationUtilisation des renseignements
We may use information to:
Nous pouvons utiliser les renseignements pour :
- respond to training or assessment requests;
- recommend a suitable training path;
- create and manage learner or group programs;
- coordinate schedules and instructor assignments;
- provide access to MyLearningMyWay;
- support learners before, during, and after classes;
- communicate with learners, managers, departments, and instructors;
- document progress and attendance;
- prepare reports, timesheets, invoices, or administrative records;
- respond to technical or support requests;
- improve the quality and consistency of our services.
- répondre aux demandes de formation ou d’évaluation;
- recommander un parcours de formation approprié;
- créer et gérer des programmes individuels ou de groupe;
- coordonner les horaires et l’affectation des professeurs;
- donner accès à MyLearningMyWay;
- soutenir les apprenants avant, pendant et après les cours;
- communiquer avec les apprenants, gestionnaires, ministères et professeurs;
- documenter les progrès et les présences;
- préparer des rapports, feuilles de temps, factures ou documents administratifs;
- répondre aux demandes techniques ou de soutien;
- améliorer la qualité et la cohérence de nos services.
MyLearningMyWay
MyLearningMyWay is the learning workspace used by Knowledge Circle learners and instructors. It may display class schedules, course access, learning resources, virtual classroom links, support options, and training-related information.
Learners should access their schedule and virtual classroom links through their secure MyLearningMyWay account. Class links and account access should not be shared with anyone who is not part of the training.
MyLearningMyWay est l’espace d’apprentissage utilisé par les apprenants et les professeurs de Knowledge Circle. Il peut afficher les horaires de cours, l’accès aux programmes, les ressources d’apprentissage, les liens vers les classes virtuelles, les options de soutien et d’autres renseignements liés à la formation.
Les apprenants doivent accéder à leur horaire et aux liens de classe virtuelle à partir de leur compte sécurisé MyLearningMyWay. Les liens de classe et les accès au compte ne doivent pas être partagés avec des personnes qui ne font pas partie de la formation.
Microsoft Teams and virtual classesMicrosoft Teams et classes virtuelles
Live classes are delivered through Microsoft Teams or another approved virtual classroom tool. Learners and instructors are expected to protect the confidentiality of the virtual classroom.
Virtual classroom links are intended only for authorized participants. They should not be forwarded, posted, or shared with third parties.
Recording, screenshots, or sharing class content should only occur when authorized and appropriate. If a class is recorded for a specific purpose, participants should be informed.
Les classes en direct sont offertes au moyen de Microsoft Teams ou d’un autre outil de classe virtuelle approuvé. Les apprenants et les professeurs doivent protéger la confidentialité de la salle de classe virtuelle.
Les liens de classe virtuelle sont réservés aux participants autorisés. Ils ne doivent pas être transmis, publiés ou partagés avec des tiers.
Les enregistrements, captures d’écran ou partages de contenu de classe ne doivent avoir lieu que lorsqu’ils sont autorisés et appropriés. Si une classe est enregistrée pour un objectif précis, les participants doivent en être informés.
Confidentiality in trainingConfidentialité pendant la formation
Language training may involve workplace communication, professional scenarios, personal learning challenges, or performance goals. Knowledge Circle treats this information as confidential.
Learners, instructors, and staff are expected to respect each other’s privacy and to avoid sharing personal, professional, or training-related information outside the appropriate learning or administrative context.
La formation linguistique peut inclure des communications professionnelles, des mises en situation de travail, des difficultés d’apprentissage personnelles ou des objectifs de performance. Knowledge Circle traite ces renseignements comme confidentiels.
Les apprenants, professeurs et membres de l’équipe doivent respecter la vie privée de chacun et éviter de partager des renseignements personnels, professionnels ou liés à la formation en dehors du contexte d’apprentissage ou d’administration approprié.
Sharing informationPartage des renseignements
Knowledge Circle may share relevant information internally with authorized staff, instructors, pedagogical leads, administrative team members, or account contacts when needed to deliver and support the training.
For departmental or group training, limited information may be shared with authorized client contacts, such as managers, coordinators, procurement contacts, or billing contacts, when required for scheduling, attendance, reporting, invoicing, or program follow-up.
We aim to share only what is necessary for the specific purpose.
Knowledge Circle peut partager certains renseignements pertinents à l’interne avec les membres autorisés de l’équipe, les professeurs, les responsables pédagogiques, l’équipe administrative ou les contacts de compte lorsque cela est nécessaire pour offrir et soutenir la formation.
Pour les formations ministérielles ou de groupe, des renseignements limités peuvent être partagés avec les personnes autorisées du client, telles que les gestionnaires, les coordonnateurs et les personnes-ressources en approvisionnement ou en facturation, lorsque cela est requis pour l’horaire, les présences, les rapports, la facturation ou le suivi du programme.
Nous cherchons à partager uniquement les renseignements nécessaires à l’objectif précis.
Instructor access to learner informationAccès des professeurs aux renseignements des apprenants
Instructors may receive information needed to teach effectively, such as learner names, group information, level, objectives, schedule, course history, and relevant training notes.
Instructors are expected to use this information only for teaching, preparation, reporting, and learner support. They should not use or disclose learner information for unrelated purposes.
Les professeurs peuvent recevoir les renseignements nécessaires pour enseigner efficacement, comme les noms des apprenants, l’information de groupe, le niveau, les objectifs, l’horaire, l’historique de cours et les notes pertinentes liées à la formation.
Les professeurs doivent utiliser ces renseignements uniquement pour l’enseignement, la préparation, les rapports et le soutien aux apprenants. Ils ne doivent pas utiliser ni divulguer ces renseignements à d’autres fins.
Data securitySécurité des renseignements
Knowledge Circle uses reasonable administrative, technical, and operational measures to protect information from unauthorized access, misuse, loss, or disclosure.
These measures may include controlled access to systems, secure accounts, role-based access, password protection, internal procedures, and staff guidance on confidentiality.
No online system can be guaranteed to be completely risk-free, but we take privacy and confidentiality seriously and work to reduce risks wherever possible.
Knowledge Circle utilise des mesures administratives, techniques et opérationnelles raisonnables pour protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la perte ou la divulgation.
Ces mesures peuvent inclure l’accès contrôlé aux systèmes, les comptes sécurisés, l’accès selon les rôles, la protection par mot de passe, les procédures internes et les consignes données à l’équipe concernant la confidentialité.
Aucun système en ligne ne peut être garanti comme entièrement sans risque, mais nous prenons la confidentialité au sérieux et nous travaillons à réduire les risques autant que possible.
Retention of informationConservation des renseignements
Knowledge Circle retains information for as long as needed to provide services, meet administrative requirements, support billing and reporting, maintain training records, resolve issues, and comply with applicable obligations.
When information is no longer required, it may be archived, deleted, anonymized, or securely retained according to internal procedures.
Knowledge Circle conserve les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services, répondre aux besoins administratifs, soutenir la facturation et les rapports, maintenir les dossiers de formation, résoudre les problèmes et respecter les obligations applicables.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils peuvent être archivés, supprimés, anonymisés ou conservés de façon sécurisée selon les procédures internes.
Learner and client responsibilitiesResponsabilités des apprenants et des clients
Learners and clients also play an important role in protecting privacy. We ask users to:
Les apprenants et les clients jouent également un rôle important dans la protection de la confidentialité. Nous demandons aux utilisateurs de :
- use their own account credentials;
- avoid sharing passwords or class links;
- access classes through official Knowledge Circle or MyLearningMyWay channels;
- avoid sending sensitive information through unsecured channels;
- notify Knowledge Circle if they believe an account, link, or document has been shared in error;
- respect the privacy of other learners, instructors, and staff.
- utiliser leurs propres identifiants de connexion;
- éviter de partager les mots de passe ou les liens de classe;
- accéder aux classes à partir des voies officielles de Knowledge Circle ou de MyLearningMyWay;
- éviter d’envoyer des renseignements sensibles par des voies non sécurisées;
- informer Knowledge Circle s’ils croient qu’un compte, un lien ou un document a été partagé par erreur;
- respecter la confidentialité des autres apprenants, professeurs et membres de l’équipe.
Questions or privacy concernsQuestions ou préoccupations liées à la confidentialité
If you have a question about privacy, confidentiality, access to information, or the handling of training-related information, please contact Knowledge Circle.
We will review the concern and direct it to the appropriate team member.
Pour toute question concernant la confidentialité, l’accès aux renseignements ou le traitement de renseignements liés à la formation, veuillez communiquer avec Knowledge Circle.
Nous examinerons la demande et la dirigerons vers la personne appropriée.
Important noteNote importante
This page provides a general overview of Knowledge Circle’s approach to privacy and confidentiality. It is intended for information purposes and may be updated from time to time to reflect service, platform, or procedural changes.
Cette page présente un aperçu général de l’approche de Knowledge Circle en matière de confidentialité et de protection des renseignements. Elle est fournie à titre informatif et peut être mise à jour de temps à autre pour refléter l’évolution des services, des plateformes ou des procédures.